Microsoft breidt de nieuwe versie van Outlook eind dit jaar uit met automatische antwoorden op basis van inboxregels en opgeslagen sjablonen. De functie moet vooral tijd besparen bij terugkerende e-mailstromen en gebruikers helpen om consequenter te reageren op veelvoorkomende berichten.
De nieuwe mogelijkheid komt beschikbaar in New Outlook en Outlook op het web. Gebruikers kunnen straks regels instellen die bepaalde inkomende berichten herkennen en daar automatisch vooraf opgeslagen antwoorden op laten volgen. Daarmee richt Microsoft zich zowel op particuliere gebruikers als op werknemers die dagelijks grote hoeveelheden e-mail verwerken.
Antwoorden
Voor zakelijke omgevingen kan de functie vooral interessant zijn bij terugkerende communicatie. Denk aan bevestigingen van ontvangen documenten, standaardreacties op aanvragen, eerste antwoorden op klantvragen of meldingen die steeds volgens hetzelfde patroon worden afgehandeld. Zulke berichten worden nu vaak nog handmatig verzonden of via afzonderlijke workflows verwerkt.
Door inboxregels te combineren met templates kan een deel van dat routinematige werk rechtstreeks binnen Outlook worden afgehandeld. Dat kan niet alleen tijd besparen, maar ook zorgen voor meer uniformiteit in communicatie. Medewerkers hoeven minder vaak dezelfde teksten opnieuw te schrijven en organisaties kunnen eenvoudiger vaste formuleringen gebruiken.
Outlook Classic
De stap past in Microsofts bredere poging om New Outlook dichter bij Outlook Classic te brengen. De nieuwe versie bevat nog niet alle mogelijkheden van de klassieke desktopclient, maar Microsoft voegt geleidelijk functies toe om gebruikers tot een overstap te bewegen.
Eerder werd al aangekondigd dat een gezamenlijke weergave voor meerdere accounts, de zogenoemde Unified Inbox, breder beschikbaar komt. Met automatische antwoorden via regels en sjablonen wordt opnieuw een functie toegevoegd die voor intensieve Outlook-gebruikers belangrijk kan zijn.
Lees ook: Microsoft investeert verder in Classic Outlook met visuele update
Productiviteit
Voor productiviteit zit de winst vooral in het verminderen van repetitieve handelingen. Een medewerker die tientallen vergelijkbare berichten per dag ontvangt, hoeft minder vaak handmatig te reageren. Dat maakt ruimte vrij voor e-mails die daadwerkelijk beoordeling, nuance of persoonlijk contact vereisen.
Tegelijkertijd blijft zorgvuldig instellen belangrijk. Te algemene regels kunnen ertoe leiden dat een automatisch antwoord wordt verstuurd in situaties waarin een persoonlijke reactie beter past. Vooral bij klantcontact kan dat ten koste gaan van de kwaliteit van de communicatie.
Microsoft verwacht de functie in december 2026 beschikbaar te maken, mits de planning niet wijzigt. Daarmee krijgt New Outlook opnieuw een functionaliteit die eerder vooral met Outlook Classic werd geassocieerd.