Denemarken stopt met de proef om Microsoft Office te vervangen door Collabora, zonder de geplande evaluatie. Dat komt ongelegen voor Nederland, waar de Belastingdienst en gemeenten in 2027 beslissende stappen zetten. De pilot had moeten laten zien of een opensourcepakket de uitwisseling van documenten aankan.
Het voormalige Deense ministerie van Digitalisering heeft zijn pilot met het opensourcepakket Collabora in stilte beëindigd. Dat bevestigde een woordvoerder tegenover het Deense vakblad Version2. De proef met 38 medewerkers liep sinds juni 2025 en stopte toen eind februari 2026 verkiezingen werden uitgeschreven. Het departement is inmiddels opgegaan in het ministerie van Onderzoek, Onderwijs en Digitalisering, en de geplande evaluatie is niet uitgevoerd.
Voor Nederlandse organisaties komt dat op een nogal ongelukkig moment. De Belastingdienst zag eerder deze maand af van Microsoft 365 en zet in 2027 mail en agenda on-premises, gevolgd door Europese open source voor opslag en samenwerking in 2027 en 2028. Gemeenten kiezen een andere route. Hun collectieve raamcontract met Microsoft loopt in 2027 af, en de VNG onderhandelt over een opvolger waarin ze onder meer de overdraagbaarheid van data wil meenemen. Ook breder blijft het vaak bij intenties. In de Data & AI Monitor van Xebia en Data Expo onder 415 professionals in de Benelux wil 85 procent dat Europa sterker staat tegenover Amerikaanse techbedrijven, terwijl 15 procent concrete stappen heeft gezet richting soevereine of Europese infrastructuur.
Uitwisseling stond centraal
Juist voor die keuzes was de Deense pilot interessant, want hij draaide om de uitwisseling van documenten. Collabora, een Brits kantoorpakket op basis van LibreOffice, was ingebouwd in F2, het zaaksysteem van het Deense cBrain. Volgens cBrain moest de proef uitwijzen of Collabora overweg kon met overheidssjablonen, documenten betrouwbaar kon omzetten, wijzigingen kon bijhouden en geavanceerde opmaak aankon. Computerworld noemt track changes en de conversie tussen Microsoft-formaten en open formaten als kern van de testperiode.
Dat het daarbij knelde, berichtte Ingeniøren eind 2025 al. Medewerkers waren gefrustreerd, volgens Computerworld onder meer over opmaak, lege pagina’s en track changes. Of dat op te lossen was, blijft nu onbeantwoord. Mikkel Flyverbom, hoogleraar aan de Copenhagen Business School, liet Version2 per mail weten dat hij het jammer vindt dat het ministerie de ervaringen niet vastlegt en deelt met de rest van de publieke sector.
Office zit dieper dan Word
Hoe diep Office in een organisatie kan zitten, laat Sleeswijk-Holstein zien. In die Duitse deelstaat werkte in december 2025 bijna 80 procent van de ambtelijke werkplekken met LibreOffice, de eigen belastingdienst niet meegerekend, omdat die een apart migratietraject volgt. Op een deel van de werkplekken blijft Microsoft Office nodig vanwege vakapplicaties of samenwerking met externe partijen, blijkt uit antwoorden van de deelstaatregering op parlementaire vragen. Zo bleek een applicatie voor het beheer van civiele kunstwerken rechtstreeks Excel aan te roepen.
Bij de Belastingdienst speelt een ander soort afhankelijkheid. Een aantal voorzieningen voor archiefbeheer en informatiehuishouding zat in het M365-pakket en is on-premises niet beschikbaar. Elders ligt het knelpunt juist niet bij het document. In de Zwitserse proof of concept met openDesk werden documentbewerking en de basisfuncties voor e-mail en agenda positief beoordeeld. Grenzen zag het technische rapport vooral bij end-to-end versleutelde videovergaderingen met meer dan zo’n twintig deelnemers.
Standaard ligt er al
Nederland heeft het formaatvraagstuk op papier al geregeld. ODF, het open documentformaat waarin Collabora en LibreOffice standaard werken, staat in versie 1.2 op de pas-toe-of-leg-uit-lijst van Forum Standaardisatie. Valt een ICT-aanschaf vanaf 50.000 euro onder het toepassingsgebied van ODF, dan moeten overheden de standaard toepassen of uitvragen, tenzij ze een zwaarwegende reden voor afwijking in hun jaarverslag verantwoorden. Dat een plek op de lijst niet vanzelf tot gebruik leidt, zag Forum Standaardisatie zelf ook. Het noemde in 2016 twee obstakels, het misverstand dat ODF opensourcesoftware vereist en compatibiliteitsproblemen met commerciële kantoorpakketten, waardoor gebruikerservaring en acceptatie te lijden hadden.
“Migreren blijft altijd gedoe”, zei Rik Dekker van VoxCloud, die organisaties adviseert over zowel Microsoft 365 als Nextcloud, begin oktober in een interview met ICT Magazine over exitstrategieën, “maar met open source en open standaarden kan het in elk geval wel”. Het moment om die keuze te maken ligt volgens hem bij de inkoop, door open source en open standaarden al in de aanbesteding te eisen.
De Deense proef had kunnen laten zien hoe een opensourcepakket zich in de praktijk houdt bij sjablonen, conversie en track changes binnen een zaaksysteem. Zonder de geplande evaluatie ligt er nu geen terugblik waarin de ervaringen van de 38 deelnemers zijn vastgelegd, terwijl Nederlandse organisaties in 2027 voor vergelijkbare keuzes staan.