AI in HR en recruitment ontwikkelt zich sneller dan veel organisaties hun beleid kunnen bijbenen. Bij sommige bedrijven is AI nog nauwelijks onderwerp van gesprek, terwijl medewerkers de technologie ondertussen al gebruiken. Recruiters nemen bijvoorbeeld gesprekken op, gebruiken AI-tools om informatie samen te vatten of koppelen verschillende systemen aan elkaar.
Dat gebeurt niet altijd met duidelijke toestemming, beleid of zicht op waar de data terechtkomt. Dit is geen reden om AI buiten de deur te houden. Niet omdat medewerkers bewust regels willen omzeilen, maar omdat ze hun werk sneller en makkelijker willen doen. Als de veilige route ingewikkelder is dan de snelle route, ontstaat vanzelf een hazenpad.
Waarom loopt AI-gebruik voor op beleid?
De ontwikkeling van AI-tools gaat sneller dan veel organisaties, juridische afdelingen en interne processen kunnen bijhouden. Nieuwe toepassingen zijn met een paar klikken beschikbaar. MCP servers zorgen ervoor data data ontsluiten makkelijker is dan ooit tevoren.Medewerkers kunnen gesprekken opnemen, documenten analyseren of verschillende systemen aan elkaar koppelen zonder dat HR of IT daar altijd zicht op heeft.
Dat maakt het lastiger om te bepalen wat er precies gebeurt met gegevens van kandidaten en medewerkers. Een organisatie kan intern goedgekeurde tools hebben, maar daarmee is nog niet automatisch duidelijk waarvoor medewerkers die mogen gebruiken. Mag een recruiter een sollicitatiegesprek laten samenvatten? Mag een cv in een bepaalde toepassing worden geanalyseerd? En hoe controleer je of medewerkers de interne afspraken volgen?
Shadow AI, het gebruik van AI-tools buiten de formele processen en goedgekeurde systemen van een organisatie, maakt die vragen urgenter. Zelfs organisaties met eigen legal- en compliance-expertise worstelen met de snelheid van de ontwikkelingen. Voor kleinere werkgevers, waar die expertise vaak helemaal niet in huis is, is de uitdaging nog groter.
Verbieden lost het probleem niet op
De eerste reflex kan zijn om het gebruik van AI zo veel mogelijk te verbieden. Dat lijkt overzichtelijk, maar medewerkers kunnen de technologie dan buiten het zicht van de organisatie gebruiken. Het probleem verdwijnt niet. Het wordt alleen moeilijker om het te herkennen en beheersen.
Shadow AI brengt daarbij verschillende risico’s met zich mee. Persoonsgegevens uit cv’s, sollicitatiegesprekken of assessments kunnen zonder dat de organisatie dit weet in een externe tool terechtkomen. Dat kan leiden tot overtredingen van de AVG. Daarnaast wordt het moeilijker om te reconstrueren hoe een beslissing over een kandidaat of medewerker tot stand is gekomen. Dat maakt het lastiger om aan te tonen dat beslissingen zorgvuldig, uitlegbaar en niet-discriminerend zijn genomen, zoals de Algemene wet gelijke behandeling vereist.
De belangrijkste uitdaging rond AI in recruitment is daarom niet alleen welke tools medewerkers gebruiken. Organisaties moeten ook weten waar hun data terechtkomt, welke rol AI speelt in beslissingen en hoe zij die beslissingen achteraf kunnen uitleggen. De praktijk vraagt om meer dan een lijst met goedgekeurde toepassingen. Niet iedereen werkt dagelijks met dezelfde systemen. Een tool kan uitstekend functioneren voor een specialist, maar onbruikbaar zijn voor een manager die hem één keer per maand gebruikt. Als medewerkers niet begrijpen hoe een toepassing werkt of waarom een proces zo is ingericht, ontstaan al snel parallelle werkwijzen.
Hoe maken organisaties AI in recruitment verantwoord?
HR en recruitment hebben niet alleen een dataprobleem. Ze hebben vooral een beslisprobleem. Organisaties beschikken over informatie over kandidaten, vacatures, vaardigheden en medewerkers, maar die informatie leidt niet vanzelf tot betere beslissingen.
AI kan helpen om verbanden zichtbaar te maken, informatie te structureren en aan te geven waar aandacht nodig is. Bijvoorbeeld welke vacatures weinig beweging laten zien of welke kandidaten extra beoordeling verdienen. Als vooraf duidelijk is welke vaardigheden voor een functie nodig zijn, kan technologie bovendien helpen kandidaten daarop consistenter te beoordelen en later te toetsen of daadwerkelijk de juiste persoon is aangenomen. Maar AI moet daarbij ondersteunen, niet bepalen. Beslissingen over mensen vragen om context, uitleg en menselijke verantwoordelijkheid.
De businesscase gaat bovendien verder dan tijdsbesparing bij het screenen van kandidaten. Een verkeerde hire kost niet alleen tijd aan het begin van het proces, maar kan gedurende het dienstverband veel meer tijd, geld en gemiste kansen opleveren. De echte waarde van AI zit daarom niet in hoeveel minuten het recruitment bespaart, maar in de vraag of het uiteindelijk bijdraagt aan betere beslissingen over mensen.
Een concreet voorbeeld is skills-based hiring: kandidaten beoordelen op hun vaardigheden en ontwikkelpotentieel, in plaats van vooral op diploma’s of functietitels. Zo kan technologie helpen om kwaliteiten beter zichtbaar te maken, zonder de menselijke beoordeling te vervangen.
Dat vraagt om praktische richtlijnen die onderdeel zijn van de dagelijkse workflow. De veilige werkwijze moet niet alleen juridisch kloppen, maar ook begrijpelijk en praktisch uitvoerbaar zijn.
Wat kunnen organisaties vandaag al doen?
Begin bij drie praktische vragen. Breng eerst in kaart waar HR- en recruitmentdata staat én welke tools daar toegang toe hebben. Denk aan cv’s, gespreksverslagen, opnamen, assessments en personeelsinformatie.
Bepaal vervolgens waar AI waarde kan toevoegen. Niet door menselijke beslissingen te vervangen, maar door medewerkers te helpen informatie beter te interpreteren en zich op de juiste zaken te richten.
Maak tot slot de veilige werkwijze onderdeel van het proces zelf. Medewerkers moeten niet eerst een beleidsdocument doorzoeken om te begrijpen welke AI-tool ze waarvoor mogen gebruiken. De veilige keuze moet ook de meest logische en eenvoudige keuze zijn.
AI is geen toekomstmuziek meer voor HR en recruitment. Organisaties die wachten tot alle vragen zijn opgelost, lopen het risico dat de praktijk hen inhaalt. De oplossing is niet volledige vrijheid en ook niet volledige blokkade. Zorg dat de veilige route in de praktijk ook de snelste en duidelijkste route is. Dan hoeft een medewerker geen hazenpad te zoeken.
Dit is een ingezonden bijdrage van Tellent. Via deze link vind je meer informatie over de mogelijkheden van het bedrijf.