Organisaties willen minder afhankelijk worden van Microsoft, maar na decennia van gebruik lukt dat niet in een paar jaar. Rik Dekker bouwde ruim twintig jaar Microsoft-omgevingen en werkt nu aan de open-source pilot van SURF. Hij ziet waar koplopers tegenaan lopen, en hoe ze van een pilot naar productie komen.
Wie minder afhankelijk wil worden van Microsoft, heeft een lange adem nodig. Dat ziet Rik Dekker, die organisaties adviseert over zowel Microsoft 365 als het open-source samenwerkplatform Nextcloud. Zelfs een overstap tussen twee bijna identieke systemen kost veel tijd. SURF verhuisde zijn opslagdiensten SURFdrive en Research Drive van ownCloud naar de opvolger Nextcloud. Dat duurde volgens Dekker twee jaar. “Na tientallen jaren Microsoft kun je dus niet verwachten dat organisaties in een paar jaar overstappen.”
Pilots hebben daarom hun tijd nodig. Daarna moet een organisatie wel doorpakken naar productie, en daar zit het risico. Aan zo’n pilot doen vooral mensen mee die het al graag willen. “Dat is een mooi begin, maar het gevaar is dat het een feestje van de IT-afdeling blijft, terwijl de rest van de organisatie gewoon in Microsoft doorwerkt.”
Dat de meeste organisaties nog lang niet zover zijn, laten de cijfers zien. Volgens de Data & AI Monitor van Xebia en Data Expo wil 85 procent van de organisaties in de Benelux dat Europa sterker staat tegenover Amerikaanse techbedrijven, maar heeft slechts 15 procent concrete stappen gezet richting een Europese IT-omgeving. Ondertussen maakten Nederlandse gemeenten in 2025 nog bijna 185 miljoen euro over aan Microsoft, becijferden het AD en Binnenlands Bestuur.
Het beleid schuift wel op. Het kabinet scherpte in juli het rijksbrede cloudbeleid aan: ministeries mogen e-mail en documentbeheer in principe niet meer in een publieke cloud onderbrengen en moeten exitplannen opstellen voor belangrijk cloudgebruik. Maar bestaande diensten krijgen vier jaar de tijd (of langer bij lopende contracten), er zijn geen extra middelen beschikbaar, en het beleid geldt alleen voor het Rijk.
Markt kantelt
De organisaties die wel bewegen, zitten vooral in de onderwijssector en lokale overheid. Zo test SURF, de ICT-coöperatie van het Nederlandse onderwijs en onderzoek, Nextcloud in een pilot met twaalf instellingen, waaronder de Radboud Universiteit. Vier gemeenten, ‘s-Hertogenbosch, Zaanstad, Ede en Amsterdam, testen op kleine schaal een Linux-werkplek in combinatie met MijnBureau, een samenwerkomgeving van het ministerie van BZK met onderdelen van het Franse La Suite, het Duitse openDesk en Nextcloud.
Dekker kent dus beide kanten. Hij bouwde ruim twintig jaar Microsoft-omgevingen, met name in SharePoint, voor organisaties als de RDW en NS, en doet dat werk nog steeds. Tegelijk ontwikkelt hij met zijn bedrijf VoxCloud open-source apps die Nextcloud uitbreiden met functies die gebruikers uit SharePoint kennen, zoals een intranet en metadatabeheer. VoxCloud verkoopt daar ondersteuning bij. Voor SURF verzorgde hij het afgelopen jaar onder meer de trainingen voor de deelnemers aan de Nextcloud-pilot, en hij zit in het team dat de inrichting van het platform bepaalt.
Vanuit die positie ziet hij de markt langzaam kantelen. Lange tijd was een belangrijk argument voor Microsoft dat ondersteuning overal te vinden was. “Organisaties zeiden: als ik Microsoft-support nodig heb, ga ik naar de IT-partner op de hoek. Voor open source lag dat veel lastiger, maar dat begint te veranderen.” Hij wordt steeds vaker benaderd door Microsoft-consultants uit zijn netwerk die dezelfde stap willen zetten en vragen waar ze moeten beginnen. Ook grote dienstverleners schuiven op: KPN biedt Nextcloud aan, en Centric kondigde een samenwerking aan voor een soevereine werkplek voor de publieke sector. “Uiteindelijk is het ook gewoon business”, zegt Dekker. “Als klanten erom vragen, maakt het voor zo’n partij weinig uit of ze Microsoft of Nextcloud aanbieden.”
Gewoonte remt meer dan techniek
Volgens Dekker zit de grootste drempel voor de migratie naar een Europees alternatief niet in de software. “Een paar jaar geleden dacht ik zelf ook nog dat open source niet klaar was voor grote organisaties. Maar de ontwikkeling is de laatste jaren heel hard gegaan.” Nee, de grootste drempel is gewoonte, zegt hij. “Iedereen krijgt op de basisschool al Microsoft voorgeschoteld, daarna op de middelbare school, tijdens de studie en op het werk”, legt hij uit. “Het is het enige wat mensen kennen, en iedere applicatie die anders werkt dan mensen gewend zijn, is eng.”
Nederland heeft het daarbij nogal lastig, denkt Dekker. We gingen sneller en op grotere schaal naar de cloud dan Duitsland en Frankrijk, en bouwden onderweg onze eigen IT-afdelingen af. Doordat andere landen voorzichtiger waren met die stap, hebben ze nu volgens hem een voorsprong. Daar komt bij dat veel organisaties niet uitspreken waar ze naartoe willen. Ze starten een pilot, maar zeggen niet of de tussenfase een half jaar, een jaar of vijf jaar mag duren. Een duidelijke stip op de horizon helpt dan, vindt Dekker. “Het is heel fijn als een organisatie als de Rijksuniversiteit Groningen zegt: in 2035 willen we soeverein zijn. Dan kun je terugrekenen. Vervang je volgend jaar werkplekken, of loopt er een aanbesteding, dan houd je daar rekening mee.”
Ook pleit Dekker ervoor gebruikers te verleiden in plaats van de overstap op te leggen. Dat betekent ook dat een alternatief er goed uit moet zien. “Niemand wil op een spartaans scherm met vierkante knoppen werken. Een mooie omgeving nodigt uit om het te gebruiken.”
Twee systemen blijven gedoe
Hij ziet dat organisaties vaak kiezen voor een hybride situatie: het open source-alternatief draait naast Microsoft, en medewerkers werken een tijd in allebei. Dat voelt veilig, maar synchroniseren blijft volgens Dekker altijd gedoe. Zelfs SURF loopt ertegenaan: een bestaande tool om agenda’s tussen Nextcloud en Outlook gelijk te houden, werd een half jaar getest. “Die software is vooral ingericht op organisaties met eigen servers”, zegt Dekker. “Maar bij SURF werkt iedereen in de cloud, en gaat het om tienduizenden, straks misschien honderdduizenden gebruikers. Daar schoot de performance tekort.” SURF werkt daarom nu aan een eigen sync engine.
Een hybride situatie kan volgens Dekker prima als tussenstap fungeren, zolang het om een tijdelijke oplossing gaat. De vraag is welke omgeving daarin de basis vormt. Meestal blijft dat Microsoft: medewerkers werken in het voor hun vertrouwde Teams en Outlook, en zien daar ook hun bestanden uit Nextcloud. Volgens Dekker heeft dan eigenlijk niemand een reden om over te stappen. Hij kiest daarom voor de omgekeerde route. “Je werkt in Nextcloud, en van daaruit kun je nog steeds samenwerken met collega’s en partners die Microsoft of Google gebruiken”, legt hij uit. “Tot je die verbinding op een gegeven moment doorknipt.”
Samenwerken is pas het begin
Toch zijn er ook technische drempels. Die zitten volgens Dekker niet in het delen van bestanden, maar in alles eromheen. In de Nextcloud-agenda zie je de afspraken en beschikbaarheid niet van collega’s die nog in Outlook werken. Lange tijd ontbrak ook een tegenhanger van Microsoft Purview, waarmee organisaties gevoelige informatie labelen en bewaartermijnen afdwingen. Sinds dit voorjaar biedt Nextcloud Governance, met onder meer labels voor gevoelige informatie, bewaartermijnen en legal holds. Al relativeert Dekker de behoefte: veel organisaties hebben Purview vooral omdat het in de aanbesteding stond, en gebruiken het lang niet altijd waarvoor het bedoeld is.
Lastiger zijn identiteits- en toegangsbeheer, het beheer van laptops en telefoons waarvoor nu vaak Intune draait, en uiteindelijk het besturingssysteem. Ook daar beweegt iets: met DAWO werkt de overheid aan een eigen werkplek op basis van het open-source besturingssysteem NixOS, dezelfde werkplek waarmee de vier gemeenten testen. “Uiteindelijk wil je de hele stack soeverein hebben”, zegt Dekker. “Tot en met de hardware.”
Vrijheid om te vertrekken
Het grootste voordeel van open source zit volgens Dekker niet in de functies, maar in de vrijheid om te vertrekken. “Je kunt je boeltje weer oppakken en weggaan als je dat wilt”, zegt hij. “Migreren blijft altijd gedoe, maar met open source en open standaarden kan het in elk geval wel.”
Volgens het aangescherpte rijksbrede cloudbeleid moeten ministeries een exitplan hebben voor belangrijk cloudgebruik, ook voor het geval de dienstverlening plotseling wegvalt. Hoe zo’n plan er in de praktijk uit kan zien, laat een standby-omgeving zien, waarover SURF en VoxCloud in gesprek zijn met de Nederlandse mailaanbieder Soverin. Naast de Microsoft-mailbox staat dan een tweede mailbox, waar alle mail continu naartoe wordt gesynchroniseerd.
Dat is iets anders dan de hybride situatie waar Dekker voor waarschuwt: medewerkers blijven gewoon in één omgeving werken, en de tweede mailbox loopt alleen op de achtergrond mee, als een reservekopie die direct te gebruiken is. Valt de toegang tot Microsoft weg, zoals de hoofdaanklager van het Internationaal Strafhof na Amerikaanse sancties overkwam, dan staat alle mail elders al klaar. “Zo’n standby-omgeving geeft vertrouwen”, zegt Dekker. “Je hoeft niet meteen over te stappen. Maar als het ooit moet, ligt die beslissing bij jou, en niet bij je leverancier.”
Voor documenten werkt hetzelfde principe. Hij wijst op het Deense MigrateDMS, dat zich richt op migraties van Microsoft 365 naar Nextcloud. Het bedrijf paste zijn platform SMART Migration aan, zodat ook metadata, versiegeschiedenis en eigenaren uit SharePoint meegaan. “Zonder die metadata ben je de helft van je gegevens kwijt.” Organisaties kunnen zo eerst één team of afdeling overzetten, terwijl collega’s via een snelkoppeling in Teams gewoon bij de documenten kunnen komen.
Inkoop is keuzemoment
Dekker verwacht dat zulke migraties de komende jaren centraal komen te staan. “Eerst ging het om bewustwording, daarna kwamen de pilots”, zegt hij. “De volgende stap is productie, en dan blijkt dat al je data nog in de oude omgeving staat. Die data verhuizen wordt de grote opgave van de komende jaren.”
Het moment om die keuze te maken, ligt volgens Dekker bij de inkoop. “Eis in een aanbesteding open source en open standaarden, en een leverancier die niet zomaar kan worden overgekocht. Dan voorkom je dat je later alsnog moet migreren.”
Voor gemeenten komt dat moment snel. De afspraken binnen GT Microsoft lopen in 2027 af. Na het onderzoek naar de 185 miljoen euro liet de VNG weten dat gemeenten hun afhankelijkheid van grote techleveranciers moeten afbouwen, maar zorgvuldig, omdat de dienstverlening aan inwoners door moet gaan. Daarom praat de vereniging nu met Microsoft over een nieuwe collectieve overeenkomst, waarin ze soevereiniteit, dataopslag en de overdraagbaarheid van data wil meenemen.