Microsoft heeft een nieuwe beveiligingsoptie toegevoegd aan Teams waarmee externe bots automatisch uit vergaderingen kunnen worden geweerd. De functie is bedoeld voor organisaties die willen voorkomen dat externe AI-assistenten, transcriptiebots of andere geautomatiseerde deelnemers toegang krijgen tot online bijeenkomsten.
De nieuwe mogelijkheid maakt deel uit van de meest recente Teams-update. Beheerders krijgen daarmee de optie om alle door Teams herkende externe bots automatisch te blokkeren voordat zij aan een vergadering kunnen deelnemen.
Externe bots
Tot nu toe konden organisatoren dergelijke bots al beter herkennen in de lobby van een Teams-vergadering. Externe bots moesten bovendien expliciet worden toegelaten voordat zij daadwerkelijk toegang kregen tot de bijeenkomst. Met de nieuwe instelling wordt die controle verder aangescherpt. Zodra Teams een externe deelnemer als bot identificeert, kan deze automatisch worden tegengehouden zonder dat de organisator zelf hoeft in te grijpen.
Daarmee wil Microsoft vooral het beheer van zakelijke vergaderingen vereenvoudigen. Organisatoren hoeven niet langer afzonderlijk te controleren welke bots in de lobby wachten of ongewenste geautomatiseerde deelnemers handmatig te verwijderen.
Meer controle
De maatregel komt op een moment waarop AI-assistenten steeds vaker worden ingezet tijdens digitale vergaderingen. Dergelijke toepassingen kunnen gesprekken opnemen, automatisch transcripties maken, samenvattingen genereren of actiepunten uit een vergadering halen.
Hoewel die functies nuttig kunnen zijn, leveren ze ook privacy- en beveiligingsvragen op. Een externe bot kan immers informatie uit een vergadering verwerken of opslaan. Dat kan ongewenst zijn bij gesprekken waarin bijvoorbeeld bedrijfsgevoelige informatie, persoonsgegevens of vertrouwelijke projecten worden besproken.
Nieuwe functie
Voor bedrijven die dergelijke externe toepassingen volledig buiten hun Teams-omgeving willen houden, biedt de nieuwe functie daarom een extra beheerslaag.
Microsoft bouwt hiermee voort op eerder ingevoerde functies voor het beheren van externe bots. Teams maakt dergelijke geautomatiseerde deelnemers al duidelijker herkenbaar in de lobby en geeft organisatoren controle over de vraag of zij toegang tot een vergadering krijgen.
Automatische blokkade
De nieuwe automatische blokkade wordt niet standaard geactiveerd. Beheerders moeten de instelling zelf inschakelen wanneer zij willen voorkomen dat geïdentificeerde externe bots vergaderingen kunnen betreden.
Dat betekent dat organisaties zelf kunnen bepalen hoe streng zij met geautomatiseerde deelnemers omgaan. Bedrijven die externe AI-tools of transcriptiediensten bewust gebruiken, kunnen deze blijven toestaan. Organisaties met strengere eisen rond gegevensbescherming kunnen er juist voor kiezen alle herkende externe bots automatisch te weren.
Beschikbaarheid
De functie is beschikbaar via de nieuwste versie van Microsoft Teams. Organisaties die hiervan gebruik willen maken, moeten er daarom voor zorgen dat hun Teams-omgeving en bijbehorende beheerinstellingen zijn bijgewerkt.
Met de uitbreiding geeft Microsoft beheerders meer directe controle over wie, of wat, toegang krijgt tot digitale vergaderingen. Vooral bij vertrouwelijke zakelijke gesprekken kan automatische blokkering voorkomen dat externe geautomatiseerde diensten ongemerkt toegang krijgen tot gevoelige informatie.