Gebruikers van Microsoft Excel krijgen er een nieuwe AI-assistent bij. SpaceXAI, het bedrijf achter chatbot Grok, heeft een eigen invoegtoepassing voor het populaire spreadsheetprogramma uitgebracht. Met de uitbreiding kunnen gebruikers vanuit een zijvenster opdrachten geven om spreadsheets aan te passen, formules te schrijven, gegevens te analyseren en financiële modellen op te bouwen.
De Grok-uitbreiding is beschikbaar via Microsoft Marketplace en voegt een knop toe aan het lint van Excel. Na het openen van het bijbehorende venster kunnen gebruikers in gewone taal aangeven wat zij willen laten uitvoeren. Grok kan volgens de ontwikkelaar vragen over gegevens beantwoorden, formules toevoegen, scenario’s doorrekenen en bestaande werkbladen aanpassen. Ook zou de assistent informatie van internet kunnen zoeken en verwerken.
Hoewel de invoegtoepassing zelf gratis kan worden geïnstalleerd, is voor daadwerkelijk gebruik een betaald Grok-abonnement nodig. De functie is onder meer beschikbaar voor klanten met SuperGrok Heavy en zakelijke abonnementen. Gebruikers zonder geschikt abonnement kunnen daardoor al snel tegen gebruikslimieten aanlopen.
Microsoft 365-programma’s
Met de introductie begeeft SpaceXAI zich nadrukkelijk op het terrein van Microsoft. Dat bedrijf heeft Copilot inmiddels diep in Excel en andere Microsoft 365-programma’s geïntegreerd. Copilot kan niet alleen via een zijvenster worden aangesproken, maar ook rechtstreeks vanuit werkbladen worden ingezet. Grok werkt vooralsnog vooral door geschreven opdrachten om te zetten in handelingen binnen de geopende spreadsheet.
Excel wordt op grote schaal gebruikt binnen het bedrijfsleven. Organisaties zetten het programma onder meer in voor begrotingen, verkoopprognoses, personeelsplanningen, voorraadbeheer, financiële rapportages en gegevensanalyses. Veel medewerkers besteden wekelijks uren aan het invoeren van formules, opschonen van tabellen, samenvoegen van gegevens en maken van rapportages.
Kunstmatige intelligentie
Wanneer AI zulke terugkerende werkzaamheden gedeeltelijk kan automatiseren, kan dat aanzienlijke tijdwinst opleveren. Een financieel medewerker die minder tijd kwijt is aan het handmatig controleren van formules of bouwen van rapportagemodellen, kan zich meer richten op analyse en besluitvorming. Zeker bij grote organisaties kan een besparing van enkele minuten per spreadsheet zich vertalen in honderden arbeidsuren en daarmee aanzienlijke kostenbesparingen.
Die mogelijke winst staat of valt echter met de betrouwbaarheid van de resultaten. Generatieve AI kan overtuigend klinkende, maar onjuiste formules, aannames of berekeningen produceren. Een kleine fout in een financieel model kan grote gevolgen hebben voor een begroting, investering of bedrijfsprognose. Gebruikers doen er daarom verstandig aan iedere aanpassing te controleren voordat deze voor zakelijke beslissingen wordt gebruikt.
Gegevensbescherming
Ook gegevensbescherming verdient aandacht. Microsoft waarschuwt bij dergelijke invoegtoepassingen dat zij documenten kunnen lezen, wijzigingen kunnen aanbrengen en informatie via internet kunnen verzenden. Office-invoegtoepassingen werken als webtoepassingen die toegang kunnen krijgen tot de inhoud van het geopende document, afhankelijk van de toegekende rechten.
Voor bedrijven betekent dit dat zij vooraf moeten bepalen welke gegevens met Grok mogen worden verwerkt. Spreadsheets bevatten immers regelmatig vertrouwelijke informatie, zoals klantgegevens, salarissen, omzetcijfers en strategische prognoses. Organisaties zullen daarom niet alleen naar de mogelijkheden, maar ook naar het beveiligingsbeleid en de gegevensverwerking van de aanbieder moeten kijken.
Druk speelveld
Grok komt bovendien terecht in een druk speelveld. Microsoft promoot Copilot binnen zijn eigen kantoorsoftware, terwijl Google Gemini steeds verder integreert in zijn productiviteitsdiensten. Voor organisaties die al voor Grok betalen, kan de Excel-uitbreiding een aantrekkelijke aanvulling zijn. Andere bedrijven zullen moeten afwegen of de mogelijke tijdwinst opweegt tegen de abonnementskosten, beveiligingsvragen en noodzaak van menselijke controle.