Voor horeca- en retailondernemers blijft personeelsplanning een lastige opgave, vooral tijdens drukke periodes. In aanloop naar feestdagen, vakanties en het zomerseizoen kunnen piek- en dalmomenten elkaar snel opvolgen. Daardoor is het vaak moeilijk om de personeelsbezetting goed af te stemmen op de daadwerkelijke drukte.
Volgens cijfers van Nostradamus, leverancier van software voor personeelsplanning, sluiten personeelsroosters in veel gevallen onvoldoende aan op de praktijk. Het bedrijf analyseerde data van meer dan 3.000 locaties in horeca en retail en concludeert dat veel organisaties nog altijd plannen op basis van ervaring, historische gemiddelden of intuïtie.
Dat leidt regelmatig tot verkeerde inschattingen. Een zonnige dag kan zorgen voor volle terrassen en drukke winkelstraten, terwijl slecht weer juist voor een onverwacht rustige middag zorgt. Tegelijkertijd liggen personeelsroosters vaak al dagen of weken vooraf vast. Volgens Nostradamus ontstaan daardoor regelmatig situaties van onderbezetting tijdens piekmomenten of juist overbezetting op rustige dagen. Vooral dat laatste kan oplopen in de personeelskosten.
Structurele overbezetting
Volgens Wilfried Schets plannen veel ondernemers vanuit voorzichtigheid. “Veel ondernemers zetten rond feestdagen en vakanties liever extra personeel in dan het risico te lopen dat gasten moeten wachten,” zegt hij. “In de praktijk leidt dat regelmatig tot overbezetting. Door data en AI te gebruiken kun je beter plannen op basis van de verwachte vraag.”
De AI-systemen analyseren daarvoor niet alleen historische verkoopcijfers, maar ook externe factoren die invloed kunnen hebben op bezoekersaantallen en bestedingen. Het gaat onder meer om weersverwachtingen, lokale evenementen, sportwedstrijden, festivals en vakantieperiodes.
Samenspel van variabelen
Ook minder voor de hand liggende factoren spelen volgens Schets een rol. Zo kijkt het systeem bijvoorbeeld naar momenten waarop salarissen, studiefinanciering of kinderbijslag worden uitbetaald. “Drukte wordt zelden bepaald door één enkele factor. Het gaat meestal om een combinatie van verschillende omstandigheden,” legt hij uit.
Door die gegevens te koppelen aan historische kassadata ontstaat volgens het bedrijf een nauwkeuriger beeld van verwachte drukte op specifieke dagen en tijdstippen. Daardoor kunnen organisaties hun planning beter aanpassen aan veranderende omstandigheden.
Flexibiliteit
Vooral richting het voorjaar en de zomer groeit de behoefte aan flexibiliteit in de planning. Feestdagen, toerisme, terrasweer en vakanties zorgen in korte tijd voor grote verschillen in bezoekersstromen. Waar organisaties vroeger vooral werkten met week- of maandprognoses, wordt het steeds gebruikelijker om de planning tussentijds bij te stellen.
Binnen horeca en retail blijft de druk op marges en personeelskosten toenemen. Daardoor groeit ook de aandacht voor manieren om personeelsinzet beter af te stemmen op de verwachte drukte.