6min Financieel

Hoe Exact bedrijven voorbereidt op de verplichte e-facturatie

Vanaf 2026 een verplichting voor ieder Belgisch bedrijf

Hoe Exact bedrijven voorbereidt op de verplichte e-facturatie

Het in Nederland opgerichte bedrijf Exact bestaat inmiddels 40 jaar. De grootste periode daarvan (35 jaar) voert het zijn activiteiten ook in België uit. Door de Europese verplichting van e-facturatie, is de relevantie van het bedrijf de komende jaren enorm. Vanaf januari 2026 wordt de wet verplicht in België en Exact bereidt zijn klanten hierop voor. “En dat kunnen Belgische bedrijven ook het beste doen.”

Exact doet jaarlijks een rondvraag bij kmo’s om een goed inzicht te krijgen in wat er speelt binnen dit landschap. Bedrijfsleiders blijken nog niet zo wakker te liggen van de aankomende e-facturatie-verplichting. Slechts twaalf procent van de ondernemers maakt momenteel al gebruik van de technologie. De drang om efficiënter te werken zorgt daar wel voor. “Dat werd als de nummer één prioriteit aangestipt”, vertelt Exact-CEO Paul Ramakers in een interview met ICT/Magazine tijdens Exact Live in Leuven. Ramakers bekleedt nu vijf jaar deze positie binnen het bedrijf, maar spreekt vanuit 30 jaar ervaring binnen de Exact-familie.

Om die kmo’ers te ondersteunen, ontwikkelde het bedrijf verschillende automatiseringsoplossingen. In het voorbije jaar is dat gebeurt met AI, zoals te verwachten viel. Exact Assistant navigeert gebruikers van de Exact-software door het digitale boekhoudprogramma en staat steeds paraat om alle vragen te beantwoorden.

Lees ook: Exact Assistant helpt nu ook Belgische gebruikers

E-facturatie focuspunt in België

Bij Exact wedden ze niet op één paard en draait het de komende jaren nog rondom twee andere focusgebieden. Daar is banking onderdeel van, wat handelt over de koppeling van boekhouding met banken. “Dit zorgt ervoor dat de administratie continue up-to-date is met alles rondom je bankdata”, vertelt Ramakers. Althans, als de zaak zijn bankdiensten laat regelen door KBC of ING. Dat zijn voorlopig de enige twee Belgische banken waar Exact een koppeling mee kan maken.

Met beide ontwikkelingen focuste Exact bij de uitrol op de Nederlandse markt, ofwel de thuismarkt voor het bedrijf. Voor de AI-tool hield dit een vroegere uitrol in, rond de zomer van 2024. De opschaling naar Belgische gebruikers volgde dan in het najaar. Het voordeel voor deze markt is dat het toegang kreeg tot een tool die al door 10.000 omgevingen getest werd, zo meldt de CEO. Bij de banking-zaken is de uitkomst wat anders en zijn er aanzienlijk minder partnerships (slechts twee tegenover tien met Nederlandse banken).

Het is echter geen rode draad in de uitrolstrategie van Exact om eerst te testen op de thuismarkt. Met het derde focuspunt wordt er volop ingezet op Belgische bedrijven. Het gaat dan om e-facturatie, een verplichting die in 2026 in zal gaan voor Belgische kmo’s. De ambities voor deze verplichting zijn hoog gegrepen. Ons land zal e-facturatie namelijk als een van de eerste Europese landen verplicht stellen en dit nog voordat de wet wordt opgelegd door Europa.

‘Van noodzaak naar win-win’

Het publiek dat aanwezig is op het Leuvense event van het bedrijf, wordt alvast warm gemaakt voor de mogelijkheden. Dit met een themasessie waarin dieper wordt ingegaan op de mogelijkheden die de software van Exact biedt. Met het motto ‘Van noodzaak naar win-win’, wordt er getoond dat er voor kmo’ers voordelen en tijdswinsten te halen zijn uit e-facturatie. Een verplichting wordt al snel afgedaan als iets dat de processen verstoort, terwijl dat niet zo hoeft te zijn.

De voordelen zijn voor het grootste deel van de Belgische ondernemers nog te plukken. Horus Software deed eerder in 2024 een rondvraag en merkte op dat één op de drie Belgische kmo’s facturen nog per post verstuurt. Exact deed een bredere rondvraag bij bedrijven uit meerdere gebieden en merkte op dat 57 procent van de ondernemers Word of Excel gebruik bij het factureren. Slechts zeven procent houdt nog vast aan de papieren facturen. In België lijkt het dus ook dringend nodig daar via weteving verandering in te brengen.

Het onbekende Peppol-netwerk

Het onderzoek van Exact wees daarnaast uit dat slechts twaalf procent van de bedrijfsleiders vertrouwd blijkt te zijn met het Peppol-netwerk. Laat dat netwerk nu net de belangrijkste schakel te zijn tussen de verzender en de ontvanger in het proces van e-facturatie. Essentieel is dan wel dat zowel jouw onderneming als het netwerk waar je zaken mee doet op Peppol zitten aangesloten. Gezien de lage naamsbekendheid, kan de adoptie nog prima een duwtje in de rug gebruiken. Het bedrijf geeft daarom vanaf 2024 software uit om het leveranciersnetwerk van je bedrijf te ondersteunen. Via het Peppol-netwerk zijn reeds aangesloten klanten met een geautomatiseerd bericht op de hoogte te stellen dat toekomstige facturen voortaan via die digitale omgeving worden geleverd. Bij wie nog niet zit aangesloten, rolt er een geautomatiseerd bericht in de mailbox met de vraag de aansluiting in orde te brengen.

Kuno Klumpers, Product Line Director bij Exact, leidt de themasessie en geeft aan dat de nieuwe software ook belangrijk is om snel een overzicht te krijgen van alle klanten en leveranciers. Iets dat hiervoor niet mogelijk was, waardoor ondernemingen erop waren aangewezen handmatig alle online omgevingen van de klantleveranciers af te gaan. “Dit levert een tijdsbesparing op tot 75 procent”, deelt hij. De eenvoud van het betalen (via een QR-code) en het controleren van de openstaande facturen via het digitale platform, dragen ook bij aan die beloofde tijdswinst. AI voegt het laatste extraatje toe en waarschuwt gebruikers wanneer er bijvoorbeeld een dubbele factuur wordt opgemerkt door de technologie.

Wat betekent de e-facturatie nu voor kleine bedrijven die een accountancy bedrijf hebben ingesteld om de facturen op te volgen? Die krijgen een mail binnen met een knop waar ze direct de factuur kunnen openen en kunnen nakijken of alles klopt. Deze klanten komen namelijk niet zo vaak in de Exact-omgeving en het bedrijf wil ook niet bereiken dat deze bedrijven er toch onnodige lasten bijkrijgen.

Maatwerk leveren

Exact zal de eigen e-facturatie-oplossing in 2025 eerst uitgeven in België. In gesprek met Ramakers horen we dat dit de strategie van het bedrijf illustreert. “Bij de oprichting van Exact is er wel vertrokken vanuit een expansiedrang. De laatste jaren omarmen we net steeds vaker een omgekeerde strategie. We zien namelijk dat het veel meer oplevert om de focus tot enkele markten te beperken.”

“Door onze oplossingen aan te passen aan de lokale markt, kunnen we meer waarde bieden aan Belgische kmo’s.” Verder is het bedrijf nog actief in Nederland en Duitsland.