Microsoft werkt aan een nieuwe functie voor Outlook waarmee gebruikers automatisch antwoorden kunnen versturen op basis van zelf ingestelde voorwaarden. De uitbreiding moet het mogelijk maken om gerichtere en flexibelere automatische reacties in te stellen dan met de traditionele afwezigheidsmelding. De wereldwijde uitrol staat volgens de Microsoft 365 Roadmap gepland voor september.
Bij de klassieke automatische antwoorden, zoals een ‘out of office’-melding, ontvangt in beginsel iedere afzender gedurende een ingestelde periode dezelfde reactie. De nieuwe functie kiest een andere benadering. Gebruikers kunnen regels aanmaken die bepalen onder welke omstandigheden Outlook automatisch reageert en welk eerder opgeslagen sjabloon daarvoor wordt gebruikt.
Zo kan een gebruiker instellen dat berichten van een bepaalde afzender automatisch een specifieke reactie ontvangen. Ook moet het mogelijk worden om voorwaarden te koppelen aan woorden of termen in de onderwerpregel van een e-mail. Daardoor kan voor verschillende soorten inkomende berichten telkens een ander antwoord worden gebruikt.
Ontvangstbevestiging
Een organisatie zou bijvoorbeeld automatisch een ontvangstbevestiging kunnen versturen wanneer een bericht het woord ‘factuur’ in de onderwerpregel bevat. Voor berichten van een vaste leverancier kan tegelijkertijd een ander sjabloon worden ingesteld. Ook bij veelvoorkomende klantvragen, interne verzoeken of terugkerende administratieve processen kan de functie tijd besparen.
Volgens Microsoft hoeven gebruikers daarvoor alleen de relevante voorwaarden vast te leggen en een bijpassend antwoordsjabloon te selecteren. Outlook verzorgt vervolgens automatisch de reactie zodra een binnenkomend bericht aan de ingestelde criteria voldoet. Daarmee wil het bedrijf voorkomen dat gebruikers steeds opnieuw dezelfde antwoorden moeten typen.
Filters
De functie staat vermeld in de Microsoft 365 Roadmap onder nummer 567318. Uit de beschikbare informatie blijkt nog niet precies welke voorwaarden Outlook allemaal zal ondersteunen. Denkbaar zijn filters op basis van afzenders, domeinnamen, trefwoorden of andere eigenschappen van berichten, maar Microsoft heeft hierover nog geen volledige technische details bekendgemaakt.
Kunstmatige intelligentie
Evenmin is duidelijk of kunstmatige intelligentie een rol speelt bij de nieuwe mogelijkheid. De beschrijving wijst vooral op een systeem dat werkt met vooraf ingestelde regels en sjablonen. Daarmee lijkt de functie eerder een uitbreiding van traditionele e-mailautomatisering dan een nieuwe toepassing van generatieve AI.
Microsoft vermeldt de functie momenteel voor Outlook op het web. Of dezelfde mogelijkheid later ook beschikbaar komt in andere Outlook-versies, waaronder de mobiele apps voor Android en iOS of andere desktopomgevingen, is nog niet bekend.
Uitbreiding
De uitbreiding past in een bredere reeks verbeteringen waarmee Microsoft de Outlook-ervaring probeert te verfijnen. De afgelopen periode voegde het bedrijf onder meer een overzicht voor meerdere accounts en verbeteringen rond de integratie met iOS-contactpersonen toe. Met de nieuwe regelgestuurde automatische antwoorden richt Microsoft zich nu vooral op gebruikers die terugkerende e-mailcommunicatie efficiënter willen afhandelen.