Microsoft gaat de functie Meeting Insights uit Outlook verwijderen en vervangen door een alternatief dat gebruikmaakt van Copilot. De wijziging kan opnieuw tot kritiek leiden, omdat niet alle gebruikers toegang krijgen tot de vervangende functionaliteit. Alleen organisaties met een Microsoft 365 Copilot-licentie kunnen straks gebruikmaken van de nieuwe optie.
Meeting Insights is momenteel standaard actief bij uitnodigingen voor vergaderingen. De functie toont bestanden en e-mails die volgens Microsoft relevant kunnen zijn voor een geplande bijeenkomst. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om documenten die recent zijn aangepast of berichten die inhoudelijk aansluiten bij het onderwerp van de vergadering.
De informatie verschijnt binnen de persoonlijke weergave van de vergaderuitnodiging. Andere deelnemers ontvangen deze inhoud niet. Meeting Insights bestaat al langere tijd en maakt geen gebruik van grote taalmodellen, zoals de technologie waarop generatieve AI-diensten zijn gebaseerd.
Uitfaseren van Meeting Insights
Volgens een aankondiging in het Microsoft 365 Message Center, begint Microsoft vanaf midden augustus met het uitfaseren van Meeting Insights. Het proces moet begin september zijn afgerond. De verandering geldt voor Outlook-gebruikers op verschillende platforms. Opvallend is dat Microsoft Outlook Classic in de aankondiging niet uitdrukkelijk noemt.
Als vervanging introduceert Microsoft de door Copilot aangestuurde functie ‘Prepare for this meeting’. Deze moet gebruikers helpen zich beter op een bijeenkomst voor te bereiden. Copilot kan onder meer relevante achtergrondinformatie verzamelen, de context van de vergadering samenvatten en mogelijke actiepunten voorstellen.
Copilot-licenties
Daarmee biedt de nieuwe functie op papier meer mogelijkheden dan Meeting Insights. Tegelijkertijd ontstaat er een duidelijk verschil tussen organisaties die wel en geen Copilot-licenties aanschaffen. Wie niet over Microsoft 365 Copilot beschikt, verliest Meeting Insights zonder een vergelijkbare vervanging terug te krijgen.
Dat ligt mogelijk gevoelig, omdat Microsoft al langer probeert gebruikers en organisaties te overtuigen om over te stappen van de klassieke Outlook-versie naar het vernieuwde Outlook. Die overstap verloopt niet zonder weerstand. Vooral IT-beheerders en zakelijke gebruikers klagen over ontbrekende functies, compatibiliteitsproblemen en veranderingen in de bediening.
Kritiek
Het schrappen van een bestaande, automatisch beschikbare functie ten gunste van een betaalde AI-oplossing kan die kritiek verder aanwakkeren. Microsoft presenteert Copilot steeds nadrukkelijker als een centrale laag binnen Microsoft 365. Daarbij worden traditionele functies regelmatig vervangen of uitgebreid met generatieve AI.
Voor organisaties betekent de wijziging dat zij moeten beoordelen of de extra mogelijkheden van Copilot opwegen tegen de licentiekosten. Gebruikers zonder toegang tot Copilot zullen zich voortaan weer handmatig op vergaderingen moeten voorbereiden door relevante e-mails en documenten zelf op te zoeken.