Descartes Systems Group breidt zijn logistieke software uit met AI-gestuurde documentverwerking. De nieuwe functionaliteit is bedoeld om douane-expediteurs, expediteurs en logistieke dienstverleners sneller te laten werken bij het voorbereiden van douaneaangiften en het verwerken van zendingen. Daarbij worden handelsdocumenten automatisch omgezet in gegevens die direct binnen bestaande logistieke processen kunnen worden gebruikt.
“De technologie maakt gebruik van AI-agents die specifiek zijn getraind voor logistieke toepassingen. Zij kunnen onder meer handelsfacturen, vrachtbrieven, paklijsten en andere verzenddocumenten analyseren. De AI-gestuurde documentverwerking kijkt daarbij niet alleen naar losse gegevensvelden, maar probeert ook de samenhang tussen verschillende documenten binnen dezelfde zending te begrijpen.”
Documentverwerking
Volgens Descartes is juist dat van belang bij complexe importprocessen. Het handmatig overnemen van gegevens uit handelsfacturen kan veel tijd kosten, zeker wanneer documenten honderden orderregels bevatten. De AI-functionaliteit moet informatie automatisch kunnen extraheren, controleren en voorbereiden voor verdere verwerking. Daardoor zouden minder handmatige correcties en uitzonderingen nodig moeten zijn.
De nieuwe mogelijkheden zijn geïntegreerd in bestaande Descartes-oplossingen en maken gebruik van het Descartes Global Logistics Network. Daarmee wil het bedrijf voorkomen dat gebruikers voor AI-documentverwerking naar een afzonderlijke applicatie moeten overstappen. In de praktijk betekent dit dat medewerkers vanuit dezelfde omgeving waarin zij al zendingen aanmaken of douaneaangiften voorbereiden, ook documenten kunnen laten verwerken.
Swivel-chair’-processen
Descartes richt zich daarmee nadrukkelijk op het terugdringen van zogenoemde ‘swivel-chair’-processen, waarbij medewerkers voortdurend tussen verschillende systemen en schermen schakelen. Zulke werkwijzen verhogen niet alleen de kans op fouten, maar kosten ook tijd en maken integraties complexer.
De leverancier stelt dat de nieuwe oplossing organisaties bovendien kan helpen om grotere aantallen zendingen te verwerken zonder dat het personeelsbestand in hetzelfde tempo hoeft mee te groeien. Vooral voor logistieke dienstverleners met hoge documentvolumes kan dat een belangrijk voordeel zijn.
Verwerking handelsfacturen
Scott Sangster, General Manager Logistics Service Providers bij Descartes, noemt de verwerking van handelsfacturen een van de meest arbeidsintensieve onderdelen van het importproces. Volgens hem gaat de nieuwe toepassing verder dan het simpelweg digitaliseren van documenten, omdat de inhoud ook in logistieke context wordt geïnterpreteerd.
Ook Ken Wood, Executive Vice President of Product Management bij Descartes, benadrukt dat klanten volgens het bedrijf weinig behoefte hebben aan weer een afzonderlijke AI-toepassing. De meerwaarde moet juist zitten in integratie met bestaande workflows.
Met de introductie sluit Descartes aan bij een bredere ontwikkeling binnen de logistieke sector, waarin kunstmatige intelligentie steeds vaker wordt ingezet om administratieve processen te versnellen en repetitief handwerk terug te dringen.