De Wegiz verplicht dat gegevensuitwisselingen tussen zorgverleners straks elektronisch verlopen. Starlet diagnostisch centrum in Noord-Holland Noord neemt daarop alvast een voorschot met een app die de volledige bloedafnameketen automatiseert.
Starlet was tien jaar geleden de eerste met een app voor bloedafname. Vanwege diverse redenen voldoet deze starre maatwerkapplicatie niet meer. Flexibiliteit, schaalbaarheid en digitale gegevensuitwisseling in de hele bloedafnameketen zijn nu belangrijke eisen.
Jeannette Goudriaan is voorzitter van de Raad van Bestuur van Starlet diagnostisch centrum. Zij vertelt: “Wij voeren voor zowel de Noordwest Ziekenhuisgroep als voor huisartsen, verloskundigen, thuiszorg en verpleeghuizen diagnostische onderzoeken uit. Een van onze belangrijkste diensten is bloedafname. Bij dat proces zijn veel verschillende partijen betrokken: een (huis)arts die bloed geprikt wil hebben; een patiënt die ofwel moet langskomen op een prikpoli ofwel thuis wordt bezocht; en het ziekenhuislab dat de analyse uitvoert. Wij hadden twee maatwerkapps – een logistieke en een medische – die de volledige workflow automatiseerden. Daarmee liepen we tien jaar geleden echt voor de troepen uit. Nu we regievoerder zijn voor de bloedafname in heel Noord-Holland Noord moeten echter veel meer partijen worden betrokken. Het gaat niet meer alleen om het optimaliseren van ons eigen proces, maar om de hele keten. En dat lukt met de oude apps niet.”
Eén app met meerdere gezichten
ICT-manager Robert Meijer vertelt: “We wilden graag een applicatie ontwikkelen die voor de verschillende medewerkers – routeplanners, prikkers, laboranten – aanvoelt als één app die is toegespitst op hun taak, maar die aan de achterkant de volledige workflow over de hele keten heen automatiseert.” Een andere belangrijke wens was om gebruik te maken van standaardsoftware uit de cloud, die maximaal kan meeschalen met de behoeften.
Via een traditioneel selectietraject – longlist, shortlist, demo’s door verschillende partijen –kwam Meijer uit bij Topicus en mobileNXT. Topicus voor het medische deel van de app, mobileNXT voor alle logistiek, zoals bijvoorbeeld de routeplanning.
Medio 2021 werden de contracten getekend en ging het project van start, met direct al enkele wijzigingen in het Programma van Eisen. Goudriaan: “We waren de voorbereidingen gestart vlak voor corona en gingen met het project van start in de zomer van 2021. Omdat we toen afstand moesten houden, kon je op dat moment alleen op afspraak bij ons terecht, terwijl we op de prikpoli’s gewend waren om zonder afspraken te werken. Aan de achterkant betekent dat een behoorlijk grote wijziging in de processen. Dat liet ons zien hoe belangrijk flexibiliteit is.”
Een andere belangrijke eis was integratie met het labsysteem en het EPD (ChipSoft HiX) van de Noordwest Ziekenhuisgroep, alsmede een koppeling met Zorgdomein en met Portavita, het systeem dat de trombosedienst van Starlet gebruikt. “Dat zijn dus vier koppelingen, die alle vier best complex zijn”, zegt Meijer.
Maar de belangrijkste koppeling was natuurlijk die tussen mobileNXT en de software van Topicus. Deze twee apps blijven volledig binnen de standaard. Daar is een schil omheen gebouwd die de twee aan elkaar koppelt en die nog wat maatwerk bevat om het geheel volledig te laten matchen met de processen. “Er is echt een geweldig mooie oplossing uit gerold, met meerdere front-ends die zijn afgestemd op de werkzaamheden van de gebruikersgroepen, zoals planners, prikkers en labmedewerkers”, vertelt Meijer trots.
Volledig elektronische gegevensuitwisseling
Goudriaan beschrijft de workflow van een ambulante prikmedewerker. “Zij opent ’s ochtends de app en ziet in één oogopslag welke patiënten ze moet bezoeken. Zodra ze in de auto stapt, start de app de navigatie naar het eerste prikadres. Bij de patiënt aangekomen voert de medewerker een controle uit op naam en geboortedatum en ziet hoeveel buisjes bloed er geprikt moeten worden. Ze scant de buisjes. De app geeft het aan als ze per ongeluk een buisje te weinig afneemt. Je kunt daar dus geen fouten meer mee maken. Als de taak is afgerond, geeft de app aan wat het volgende prikadres is, en start de navigatie naar dat adres. Onder water gaan de gegevens over de aantallen buisjes al naar het lab. Zo weten de medewerkers daar precies welke workload eraan komt en waar het bloed op moet worden onderzocht. Op het moment dat de buisjes bloed daar arriveren, hoeven ze alleen maar de barcode te scannen om automatisch het buisje te koppelen aan het soort onderzoek en aan de patiënt. Er komt geen enkele administratieve handeling meer aan te pas en er kan dus ook geen enkele fout meer worden gemaakt bij het overtypen van gegevens.”
Hogere efficiency, betere patiëntzorg
Het totale project duurde lang. “We hadden te maken met veel stakeholders, afhankelijkheden en deelprocessen. Vaak konden we pas door met de volgende ontwikkelstap als alle betrokken partijen klaar waren met hun deel van het werk”, vertelt Meijer. “Het testen kostte veel tijd. Wij hebben zoveel procesvariaties, daar moet je allemaal testscripts voor ontwikkelen en die moet je allemaal doorlopen. Ik ben blij dat we hier niet op hebben beknibbeld, want we hebben nu software die 100 procent matcht en die alle procesflows goed ondersteunt.”
De implementatie gebeurde gefaseerd, vertelt Goudriaan. “We zijn klein begonnen, met een beperkt aantal medewerkers en een beperkt deel van de functionaliteit. Dat heeft als nadeel dat je een tijdlang met twee werkwijzen naast elkaar werkt. Maar het grote voordeel is dat je medewerkers de tijd geeft om te wennen. Daardoor verliep het hele adoptietraject veel makkelijker dan bij voorgaande migraties.”
Begin 2024 was het eindelijk zover: iedereen in de hele organisatie en ook het lab ging over op de nieuwe MijnStarlet-app. Reden voor een feestje. Goudriaan: “We hadden ook echt wat te vieren, want we hebben een omgeving neergezet die het werk van alle betrokkenen in het proces eenvoudiger maakt, de foutkans reduceert en de patiëntzorg verbetert. Het is bovendien een oplossing geworden die ook te gebruiken is door andere regio’s. Ik hoop dat dat ook gebeurt, want hoe mooi is het als je hogere efficiency en betere patiëntzorg hand in hand kunt laten gaan?”
Tip: Van ‘betekenisloze’ pdf’s naar data waar je wat mee kunt