Veel bedrijven integreren verschillende AI-tools in het aanbod. Het idee is dan dat de AI zich specialiseert in een onderdeel om de expertise zo gericht mogelijk te maken. Zoom draait het om en denkt net de grootste waarde te kunnen bieden met één AI-assistent die een gebruiker schaduwt in alle tools.
Volgens Zoom ligt de toekomst niet bij AI-agents. Het bedrijf gelooft net in één assistent die kan helpen in alle Zoom-omgevingen en meeleest en -kijkt met wat de gebruiker uitvoert om proactief hulp te kunnen verlenen. Aan het andere eind, dat van de AI-agents, trekken nochtans veel meer partijen. Zij zetten in op tools die een zeer specifiek afgebakende taak uitvoeren. Salesforce, HubSpot en Google hebben bijvoorbeeld agents ter ondersteuning van de sales of om een illustratie voor sociale media te maken aan de hand van een geschreven omschrijving.
Lees ook: AI-agents zijn interessant, maar waar begin je?
Eén AI Companion met hulp van externe partijen
Het tegenaanbod van Zoom is de AI Companion, waar het bedrijf tijdens Zoomtopia 2024 de tweede versie van aankondigde. Het belangrijkste voordeel dat de gebruiker uit dit aanbod moet halen is volgens Zoom de interessante prijs. Het AI-aanbod zit namelijk in één abonnement, waar andere partijen in principe per agent een prijs kunnen aanrekenen. Werknemers halen er dan weer voordeel uit doordat de AI-tool in alle taken op het platform kan ondersteunen. Zij hebben op ieder moment een assistent waar ze taken aan kunnen uitdelen.
Het prijspunt is het belangrijkste aspect in het marketingverhaal van Zoom en de manier waarop het AI Companion afzet tegen concurrenten. Doordat het bedrijf de prijs één-op-één vergelijkt, nemen we dit als toestemming om het aanbod eveneens naast elkaar te leggen. Dan valt het op dat de assistent prima hulp kan bieden binnen de omgevingen van Zoom en het daarbuiten al snel beperkt is. Afhankelijk van hoeveel diensten een bedrijf nog van derde partijen afneemt, kan de Companion bij meer of minder taken helpen.
Eerder in dit artikel gaven we al het voorbeeld van het creëren van een bericht voor sociale media. Een AI-agent kan die taak overnemen en de huisstijl van een bedrijf aanhouden. Deze specialisatie haalt de tool uit de gekoppelde bedrijfsdata en voor het uitvoeren van de taak is de tool speciaal opgeleid. AI Companion daarentegen haalt wel bedrijfsdata uit alle onderdelen van Zoom, maar zal de tool van een externe, gekoppelde partij aanspreken om de opdracht uit te voeren.
Efficiënter de werkdag doorkomen
AI Companion heeft andere sterke punten en zal de werknemer proactief aansporen een werkdag efficiënter in te richten. Het doel is dat de werknemer zijn taken in minder werkuren kan uitvoeren. “Henry Ford heeft de werkweek gerevolutioneerd en ingekort van 48 uur naar 40 uur. Dat kunnen we vandaag misschien opnieuw waarmaken met AI”, is de belangrijkste gedachte die uit Zoomtopia 2024 moet worden meegenomen.
Waar Zoom in de eerste plaats tijdbesparing mogelijk ziet, is bij meetings. Niet alle online meetings voegen daadwerkelijk iets toe voor de werknemer en dat kost onnodig tijd. AI Companion zou vooraf al beoordelen of het nodig is om aan de meeting deel te nemen, bijvoorbeeld omdat de werknemer aanwezig moet zijn om een beslissing te nemen. Is dat niet het geval, dan volgt een digitale tweeling de rest van de meetings die gepland staan voor de werknemer in de plaats. Cynthia Lee, Group Product Manager voor Zoom Rooms en Workspaces bij Zoom, weet precies hoeveel tijd de werknemer op het einde van de week heeft bespaard: “Voor werknemers die iedere dag minstens twee uur meetings volgen, spaart AI Companion per week zes uur aan meeting-tijd uit.”
Hoe meer werknemers AI Companion inzetten, hoe minder zinvol een meeting wordt. Dat is exact de kant die Zoom op wil gaan met het inzetten van deze tools. “We zoeken in ons aanbod voortdurend naar innovaties die werknemers de kans geven hun tijd productiever te maken”, vertelt Aparna Bawa, COO bij Zoom. Dat zien ze bij Zoom niet zozeer in de termen dat er meer tijd vrijkomt voor ander werk, maar wel dat er meer tijd vrijkomt voor het privéleven. Bawa vond zelf veel voordeel te halen uit ruisonderdrukking, doordat het haar de mogelijkheid gaf met haar kinderen op de achterbank rond te rijden en ondertussen een meeting te volgen.
Uitgedaagd worden om mensen in een meeting te krijgen
Bedrijven worden door de tools eigenlijk uitgedaagd de eigen werkprocessen nog eens te herbekijken. Als de mogelijkheid bestaat dat werknemers hun AI Companion sturen, dan moeten bedrijven wel twee keer nadenken voordat ze een meeting opzetten. “De inhoud van de meeting wordt door deze zelfde filter gehaald. Dat levert een meeting-agenda op waar alleen nog discussiepunten op staan.”
Conflicteert het persoonlijke leven dan nog net enkele minuten met de vergadering die door AI Companion wel werd aangeduid als belangrijk, praat de AI je wel even bij. Daar was de digitale assistent van je wel aanwezig, want die zag de meeting al in de agenda staan. Via een chatvenster aan de zijkant van de vergadering kun je aan je assistent vragen je snel bij te praten, zonder dat andere collega’s dit gesprek kunnen zien.
Zoom AI Companion kan je snel bijpraten over wat er in een meeting besproken is. Bron: Zoom
Hoewel de gegeven voorbeelden steeds om meetings draaien, werkt AI Companion ook op andere onderdelen van Zoom. Sommige komen ook in beide omgevingen van pas. Een samenvatting bijvoorbeeld kan gemaakt worden van een meeting, maar ook van chatberichten over een gezamenlijk project. Om dat samen te gieten in een overzichtelijke takenlijst kan Zoom Tasks worden aangezet. Deze tool zal in de chatgeschiedenis en vergaderverslagen nagaan welke taken er voor een project zijn opgesteld en de verantwoordelijke voor iedere taak aanduiden, zoals dit in het team werd afgesproken.
Zoom Tasks haalt gegevens uit alle chats en meetings van een team om een takenlijst op te stellen. Bron: Zoom
Werknemers weghouden waar ze niet welkom zijn
Wat bedrijven nog kan tegenhouden om op de AI-trein te stappen is de privacy, hoe is dit bij Zoom geregeld? Het bedrijf heeft een eigen LLM gebouwd om bedrijven met meer privacy-zorgen ook te kunnen voorzien van AI-functies. Zij kunnen kiezen voor een ‘Zoom only-model’ wat inhoudt dat er geen data wordt gedeeld met andere AI-spelers zoals OpenAI en Anthropic. “We kunnen niet onder verplichtingen uit bij deze partijen om data te delen. Bedrijven die zelf geen contracten hebben lopen met AI-spelers kunnen daardoor afgeschrikt worden, dus die vangen we op met ons eigen model”, horen we van Velchamy Sankarlingam, President van Product en Engineering bij Zoom.
Privacy met dergelijke AI-tools speelt daarnaast ook binnen de bedrijfsmuren een rol. We denken aan een situatie waarin een vergadering eerst van start gaat met alleen de managers en waar een uur later pas een grotere groep is uitgenodigd om deel te nemen. Dan is het vanzelfsprekend niet de bedoeling dat de nieuwe deelnemers aan de vergadering aan hun AI Companion kunnen vragen wat de managers al onderling hebben besproken. Zoom heeft aan dergelijke situaties gedacht en geeft bedrijven de mogelijkheid ook AI Companion even buiten de digitale vergaderkamer te houden.
Het bedrijf toont op die manier dat het goed weet op welke manier Zoom-gebruikers de tools inzetten. Die feeling houdt het volgens Bawa door de producten intern te gebruiken, in een hybride werkomgeving. “Als je niet voelt hoe gebruikers zich in een hybride werkomgeving voelen en wat ze meemaken, dan is het moeilijk om voor de eindgebruiker zaken te evolueren.” Het hybride model zal dus blijven, maar aan de lengte van de werkweek hoopt het bedrijf door AI wel snel een deel te kunnen afknippen.
De functies, prijzen en beschikbaarheid van AI Companion bespreken we in dit artikel: Zoom AI Companion wordt een digitale assistent die je werk(dag) kent