Bedrijven krijgen steeds vaker te maken met harde eisen op het gebied van duurzaamheid en transparantie. Of het nu gaat om ESG-richtlijnen, de CSRD of de EUDR, het lijkt soms alsof er elke maand nieuwe regels en voorschriften opduiken waar ondernemingen iets mee moeten. De realiteit is dat dit zonder hulp bijna niet meer is bij te benen. Osapiens, leverancier van een alles-in-één complianceplatform, biedt uitkomst.
“Bedrijven kunnen soms een tikkeltje naïef zijn als het om aankomende regelgeving gaat op het gebied van duurzaamheid of transparantie”, aldus Stijn Scheepers, Country Manager voor de Benelux en Nordics bij Osapiens. “Ze denken dan: ‘Ach, we hebben nog wel even.’ Ze zien niet in hoe snel ze achter kunnen raken als ze niet nu handelen”.
Volgens Scheepers zijn veel bedrijven nog niet écht bezig met de impact die dergelijke richtlijnen en verordeningen gaan hebben. Op termijn kan dat geld gaan kosten. Niet alleen qua boetes, maar ook mogelijke reputatieschade. Je wilt immers niet dat ene bedrijf zijn dat niet lijkt te malen om kinderarbeid, ontbossing of vervuiling.
Europese regelgeving, van de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) tot de Europese ontbossingsverordening (EUDR), zijn inmiddels zo complex dat zelfs een doorgewinterde compliance-expert zich inmiddels begint af te vragen hoe het allemaal nog bij te benen is.
Alles vanuit één dashboard
Osapiens wil in die chaos niet alleen de weg wijzen, maar de wereld ook een beetje beter maken. Het van origine Duitse bedrijf is een snelgroeiende leverancier van een cloudgebaseerd, AI-gedreven platform dat belooft ESG-rapportages (Environmental, Social, Governance) voor bedrijven sterk te vereenvoudigen vanuit één centraal dashboard.
Het bedrijf heeft recent een kantoor geopend in Amsterdam, om van daaruit Noordwest-Europa te bedienen. Alleen al in de Benelux krijgen naar schatting 70.000 bedrijven te maken met de nieuwe duurzaamheidseisen. Scheepers overziet deze regionale markt.
“Veel bedrijven staan voor een behoorlijke uitdaging omdat ze nog niet voldoende zijn voorbereid. De CSRD, een richtlijn van de Europese Unie die bedrijven verplicht om transparanter te zijn over hun duurzaamheidsprestaties, vereist vanaf boekjaar 2024 een gedetailleerde rapportage, maar veel organisaties hebben de implementatie hiervan rijkelijk laat opgepakt.”
Rapporteren verplicht
De CSRD is onderdeel van de Europese Green Deal en maakt rapporteren over bijvoorbeeld broeikasemissies, energie- en waterverbruik, de behandeling van werknemers (juist ook in productielanden) en anti-corruptiemaatregelen verplicht voor grote bedrijven. Het mkb krijgt nog een jaar respijt.
“De meeste organisaties realiseren zich niet dat ze niet alleen rapporten moeten opleveren,” aldus Scheepers, “maar daarvoor ook harde bewijzen moeten leveren dat hun toeleveringsketens en activiteiten voldoen aan duurzaamheidsnormen. Zonder de juiste tools kan dat een administratief en juridisch mijnenveld worden.” Scheepers geeft toe dat orde op zaken stellen eigenlijk niet kan zonder technologie.
De propositie van Osapiens zit ‘m in de ‘Osapiens HUB’, een AI-gedreven cloudplatform dat bedrijven helpt over de gehele linie ESG-compliant te zijn. “Ons platform stelt bedrijven in staat om risico’s in hun waardeketen te identificeren, ESG-rapportages te automatiseren en tegelijk meer transparantie te creëren,” legt Scheepers uit. “Wat vroeger een tijdrovend en handmatig proces was, kan nu efficiënter en betrouwbaarder dankzij onze technologie.”
Grote namen doen al mee
Het resultaat is een platform dat niet alleen data verzamelt, maar ook voorspellingen doet en risico’s in de supply chain identificeert. Als we Scheepers mogen geloven, kan dit de administratieve nachtmerrie voor bedrijven veranderen in een beheersbare klus. “Onze HUB zorgt ervoor dat bedrijven in plaats van maandenlang met Excel-bestanden te worstelen, nu met één klik hun ESG-data kunnen beheren.” Bedrijven zoals Lidl, Coca-Cola en Metro AG maken al gebruik van de Osapiens HUB.
Uniek is de manier waarop het platform ondersteuning biedt voor meerdere richtlijnen. Niet elke richtlijn is voor iedere klant relevant, vandaar dat in het dashboard alleen dié modules zichtbaar zijn die van toepassing zijn op het bedrijf.
Het zorgt ook voor meer efficiëntie, want verschillende bedrijfsonderdelen die wellicht (deels) gebruik maken van overlappende data en anders dubbel werk verrichten, of dezelfde stappen voor verschillende rapportages moeten doorlopen, hoeven dat nu maar één keer te doen. Dat komt niet alleen het compliant blijven aan nieuwe regels ten goede, het kan ook bedrijfsprocessen efficiënter maken wanneer je voor verschillende rapportages slechts één keer data hoeft in te voeren.
Satellietbeelden en nieuwsartikelen
De Europese ontbossingsverordening EUDR is een goed voorbeeld van hoe regelgeving een bredere impact heeft op de bedrijfsvoering. Bedrijven moeten aantonen dat grondstoffen zoals cacao, soja en hout niet bijdragen aan ontbossing. De Osapiens HUB helpt hier door gebruik te maken van geavanceerde technologieën, zoals geolocatie en geautomatiseerde dataverzameling. Die data kan bijvoorbeeld afkomstig zijn van nieuwsartikelen, rapporten van NGO’s en satellietbeelden.
De AI verzamelt de data en presenteert dit als coherent geheel. Het is overigens geen kwestie van een rood kruisje of een groen vinkje: er zijn altijd redenen te geven waarom een bedrijf nog niet compliant kan zijn met een verordening, of kan aantonen dat het ondanks lokale tegenwind moeite steekt in het verbeteren van bijvoorbeeld de omstandigheden van arbeiders in conflictgebieden.
Scheepers benadrukt dat een van de grootste uitdagingen voor bedrijven niet zozeer de regelgeving zelf is, maar de bekwaamheid om op basis daarvan interne processen goed op te zetten. “Veel organisaties hebben nog niet eens een duidelijk idee van wie verantwoordelijk is voor hun ESG-strategie, laat staan dat ze dat op een manier implementeren die echt effect heeft,” zegt Scheepers.
Rollen toebedelen
‘Zijn’ platform zou daarmee kunnen helpen, want de tool vraagt bedrijven allereerst om een bedrijfsstructuur in te richten, rollen uit te delen en een persoon van vlees en bloed aan die rol te koppelen. Voor sommige bedrijven is het de eerste keer dat ze zich de vraag stellen wie nu precies voor welk compliance-onderdeel eindverantwoordelijk is.
Het is niet nodig voor bedrijven om zich helemaal vast te ketenen aan de software van het bedrijf. Veel ondernemingen gebruiken immers al compliancetools, maar die zijn vaak gericht op één gebied. API’s van dergelijke software zijn aan te sluiten op de Osapiens HUB. De data die het bedrijf namens klanten verwerkt in de cloud, blijft overigens in eigen servers. Althans, datacenters waar het bedrijf serverruimte huurt in Duitsland en Frankrijk. Niet bij de grote, Amerikaanse hyperscalers, benadrukt Scheepers.
Als bewijs van de effectiviteit van hun platform noemt Scheepers de Nederlandse afdeling van Komatsu, een van de eerste klanten in onze regio die de Osapiens HUB gebruikt. Komatsu is wereldleider in bouwmachines en gebruikt de technologie om niet alleen te voldoen aan ESG-regelgeving, maar ook om de eigen supply chain in de gaten te houden. “Komatsu is een goed voorbeeld van hoe bedrijven in de zware industrie deze tool net zo goed kunnen gebruiken als de retailgiganten. De Osapiens HUB is flexibel genoeg om zich aan te passen aan verschillende sectoren en specifieke behoeften”, aldus Scheepers.
Ook auditors moeten anders gaan werken
“Het werk van een auditor verandert ook door de aankomende verordeningen”, vervolgt hij. “Dat geldt niet alleen voor een partij als KPMG, met wie we samenwerken, maar in het algemeen. Auditors waren, in normale mensentaal gezegd, altijd gewend om in de jaarrekening terug te vinden dat één plus één daadwerkelijk twee is. En dat het antwoord te onderbouwen is. Nu moeten ze iets gaan vinden van bijvoorbeeld biodiversiteit, en dat vinden ze ingewikkeld.”
Ook voor een partij als KPMG is het dus zinvol om te weten hoe ESG-rapportages die ze moeten auditen te vangen zijn in software. Scheepers: “Veel van hun klanten vroegen dat ook: wat willen jullie dat een audit-trail op het gebied van de CSRD gaat doen? Dat gaat met een excelletje niet werken natuurlijk. Daar komt ons onderscheidend vermogen om de hoek, want ons platform geeft letterlijk inzicht in de complete audit trail.”
Naast KMPG heeft Osapiens een juridische partner, die onder andere in het Brusselse dicht bij het vuur zit. Dat is het Duitse advocatenkantoor Graf von Westphalen, dat helpt met de inrichting van het platform voor normerende wetgeving zoals de Europese ontbossingsverordening. “Doordat we met dergelijke partijen samenwerken, kunnen we garanderen dat ons platform compliant is met die wet- en regelgeving.”
Klanten vooruit helpen
Ook werkt Osapiens samen met ERM, een toonaangevend adviesbureau op het gebied van duurzaamheid. Dit stelt bedrijven in staat om verder te kijken dan rapportage-eisen en daadwerkelijk actie te ondernemen. “Onze samenwerking met ERM helpt klanten niet alleen met rapportages, maar ook met de grotere vraag: wat doe je daarna met die gegevens?” zegt Scheepers. “Het draait niet alleen om naleving, maar ook om duurzaam impact maken.” Door al deze samenwerkingen kan Osapiens klanten een complete oplossing bieden—niet alleen voor het rapporteren van ESG-data, maar ook voor het ontwikkelen van de juiste strategieën om processen te verbeteren.
Osapiens hoeft het allemaal niet alleen te doen, een groep investeerders onder leiding van zakenbank Goldman Sachs besloot onlangs tot een kapitaalinjectie van 120 miljoen dollar (bijna 114 miljoen euro). Hierdoor kan het bedrijf doorgroeien en de technologie verder verbeteren. Volgens Scheepers is deze financiële ruggensteun een erkenning van de unieke waarde die het bedrijf biedt: “We hebben een platform gebouwd dat niet alleen helpt bij regelgeving, maar ook tastbare bedrijfswaarde creëert. En als het even kan, bijdraagt aan een betere wereld.”