Binnen de consultancybranche wint selfbilling, ook wel omgekeerde facturatie genoemd, snel aan populariteit. Steeds meer organisaties die werken met externe professionals kiezen voor deze aanpak, waarbij niet de leverancier maar de afnemer de factuur opstelt. Volgens betrokken experts levert dit niet alleen tijdwinst op, maar ook meer controle, minder fouten en een soepeler administratief proces.
Bij selfbilling draait het traditionele facturatiemodel om. In plaats van dat een externe consultant zelf een factuur opstelt, genereert het consultancybureau de factuur op basis van goedgekeurde uren en afgesproken tarieven. Deze factuur wordt vervolgens ter beschikking gesteld aan de externe professional. Door dit proces te automatiseren, worden fouten in tarieven of urenregistratie voorkomen en verloopt de afhandeling sneller.
Selfbilling
Volgens Nehemia Project Management, een gespecialiseerd projectmanagementbureau uit Barendrecht, heeft selfbilling in de praktijk duidelijke voordelen. Voor de invoering lag de controle van facturen grotendeels bij de financiële administratie. Elke factuur van externe professionals moest handmatig worden gecontroleerd voordat deze verwerkt kon worden.
“Normaal check je elke factuur voordat deze de boekhouding in gaat, vooral op uren en uurtarief. Dat valt met selfbilling grotendeels weg en dat is een groot voordeel”, zegt Barbara van Hoogdalem-van Leeuwen, financieel administrateur bij Nehemia Project Management.
Voordelen
Ook softwareleverancier LIFT Software ziet de voordelen in de dagelijkse praktijk. “Een groot voordeel van selfbilling integreren in hetzelfde systeem als je verkoopfacturatie, is dat beide processen perfect op elkaar aansluiten”, legt Dominique Amennou uit. “Een goedkeuring van de uren hoeft maar één keer plaats te vinden. Daarna ontstaat automatisch zowel de selfbillingfactuur als de verkoopfactuur. Daarmee behoud je als afnemer volledige controle over je facturatieketen.”
Niet alleen opdrachtgevers profiteren. Ook externe professionals ervaren selfbilling als prettig. Het proces is overzichtelijk, vraagt minder administratieve handelingen en zorgt voor een snellere uitbetaling. Vooral voor zelfstandigen die minder ervaren zijn met facturatie voorkomt dit vertragingen. “Ik heb situaties meegemaakt waarin een screenshot van een urenkaart als factuur werd ingestuurd”, aldus Amennou. “Dat zorgt onvermijdelijk voor vertraging. Met selfbilling haal je die foutgevoeligheid weg.”
Zorgvuldige aanpak
De implementatie vraagt wel om een zorgvuldige aanpak. Nehemia Project Management begon met het op orde brengen van basisgegevens, zoals bankrekeningnummers en contractafspraken. Daarnaast werd sterk ingezet op duidelijke communicatie richting externe professionals. Deelname aan selfbilling was niet verplicht, wat het draagvlak vergrootte. Sommige professionals stapten later alsnog in, zonder problemen.
Volgens beide organisaties ligt daar een belangrijke les: door transparant te communiceren over voordelen als minder administratie en snellere betaling, ontstaat vertrouwen. Selfbilling blijkt daarmee niet alleen een efficiënte oplossing, maar ook een middel om de samenwerking tussen bureaus en externe professionals te versterken.