Eén maand na de start van het jaar waarin e-facturatie verplicht wordt, zijn intussen de meeste btw-plichtige ondernemingen aangesloten op het zogenaamde Peppol-netwerk. Ook al gebeurde dit na een flinke inhaalrace. Bovenal is Peppol meer dan een pure plicht. “Het is een logisch onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie.”
Vanaf 1 januari 2026 zijn vrijwel alle 1.178.000 btw-plichtige ondernemingen in België verplicht om gestructureerde elektronische facturen te versturen en te ontvangen via Peppol.
De invoering van verplichte e-facturatie geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen die factureren aan andere ondernemingen. Dat omvat niet alleen grote bedrijven, maar ook kmo’s, zelfstandigen en vzw’s met een btw-nummer, inclusief organisaties onder de btw-vrijstellingsregeling tot 25.000 euro omzet.
Enkel volledig van btw vrijgestelde beroepen, zoals artsen en paramedici, vallen buiten het toepassingsgebied. Facturen aan particulieren blijven mogelijk buiten Peppol, net als papieren documenten en pdf’s in specifieke contexten.
Cijfers: 1 maand later
Verplichting is één zaak, uitvoering de andere. Maar het gaat gestaag vooruit met Peppol, merken we als we de cijfers erop naslaan.
Eind januari 2026 stonden al 1.037.000 registraties op het netwerk, zo blijkt uit cijfers van Peppolcheck. Op één maand tijd kwamen er 109.000 aansluitingen bij. Die cijfers tonen de impact van een verplichting en de inhaalrace die daarbij komt kijken, maar ook hoe het e-facturatie helpt om ingeburgerd te raken.
België als pionier in e-facturatie
België loopt met Peppol internationaal voorop. De toename van meer dan honderdduizend registraties in één maand wijst daarop.
Dat wordt mee ondersteund door het groeiende ecosysteem: op de officiële website over e-facturatie staan inmiddels meer dan 400 softwareoplossingen vermeld, variërend van boekhoudpakketten tot gespecialiseerde e-facturatieplatformen.
Al jaren wordt in Europa ingezet op gestructureerde elektronische uitwisseling van facturen, eerst binnen de overheid en later breder in het bedrijfsleven. Die voorsprong valt ook internationaal op. “In de VS wordt Europa, en zeker België, beschouwd als het mekka van de e-invoicing”, zegt Tom Van Gaever, oprichter van e-facturatie-dienstverlener Billit, dat op elf jaar tijd uitgroeide tot een internationale speler.
Meer dan compliance
Het pionierschap zit niet alleen in regelgeving, maar ook in de brede acceptatie van standaarden zoals Peppol, die interoperabiliteit mogelijk maken tussen honderden oplossingen en miljoenen gebruikers.
En bovenal: voor veel organisaties is e-facturatie via Peppol intussen geen puur compliance-project meer. Het is voor veel ondernemingen een eerste, concrete stap richting verdere digitalisering van financiële en operationele processen.
1. Betrouwbaarheid en veiligheid als fundament
E-facturatie via Peppol verloopt over een gesloten en beveiligd netwerk waarin verzenders en ontvangers zich altijd moeten authenticeren. Daardoor daalt het risico op fraude, phishing en manipulatie aanzienlijk. Elke factuur wordt verzonden naar een gevalideerde Peppol-ID, waardoor ondernemingen zeker weten dat documenten bij de juiste partij terechtkomen.
Daarnaast landen facturen vaak binnen enkele minuten rechtstreeks in het portaal of boekhoudpakket van de ontvanger. Dat versnelt de verwerking en verkleint de kans op fouten of ‘ghostfacturen’, omdat zowel verzender als ontvanger vooraf worden geverifieerd op het Peppol-netwerk. Al blijft alertheid inzake valse facturen wel aangewezen.
2. Efficiënter factureren en lagere kosten
Naast veiligheid levert Peppol vooral efficiëntiewinsten op. Europese cijfers tonen aan dat bedrijven tot 9 euro per factuur besparen, wat neerkomt op een kostenreductie van ongeveer 75 procent in de verwerking. Inkomende facturen worden automatisch ingelezen, geboekt en na goedkeuring betaald.
Volgens menig leverancier wordt de factuur daardoor sneller betaald, maar dat is (nog) niet het geval, bleek recent uit onderzoek van softwarebedrijf Teamleader. “Doordat ze niet meer in de mailbox terecht komen, worden e-facturen opvallend vaak laattijdig betaald. De termijn loopt op tot 14 dagen, terwijl dat per mail 10 dagen was”, klinkt het bij Teamleader, al wijzen ze daar op de gewenning aan de nieuwe manier van werken.
In elk geval: handmatige handelingen verdwijnen grotendeels, net als de bijbehorende foutgevoeligheid. “Je wilt kostbare fouten vermijden en geen tijd verspillen met handmatige facturatie”, oppert Geert Grauls, expert bij Exact, aanbieder van cloud business software. “Met e-facturatie verstuur je elke factuur correct en op tijd. Zo bespaar je niet alleen tijd en geld, maar geef je jouw bedrijf de precisie die het verdient.”
Een bijkomend voordeel is het gebruik van retourberichten. Die geven de verzender inzicht in de status van een factuur, van ontvangst tot goedkeuring. Dat verhoogt de transparantie en vermindert discussies of opvolging via mail en telefoon.
3. Van facturatie naar geïntegreerde processen
Volgens Steven De Voeght van De Voeght Consulting ligt daar een belangrijke strategische meerwaarde. “E-facturatie geeft je realtime inzicht in financiën. Dat is goud waard voor strategische beslissingen.” Hij ziet e-facturatie als een logisch onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie.
De Voeght wijst erop dat organisaties verder kunnen gaan dan facturen alleen, bijvoorbeeld door facturen automatisch te koppelen aan orders of betaalherinneringen te automatiseren. Gerichte ingrepen maken hier volgens hem een verschil. “Zo kan je het aantal ticketjes in je boekhouding verder verminderen door bijvoorbeeld een tankkaart en carwashpas aan te vragen en parkingapps te downloaden. Zo komen deze uitgaven op je (e-)factuur, krijg je zelfs nog (gedeeltelijke) aftrek van btw en soms zelfs nog korting.”,
Volgens hem liggen in kleine aanpassingen en voorbeelden als deze een mooie win-win. “Want weinig ondernemers worden gelukkiger van het bijhouden, inscannen en doorsturen van bonnetjes.”
Peppol beperkt zich bovenal niet tot facturen alleen. Het netwerk ondersteunt ook de elektronische uitwisseling van bestelbonnen en verzendberichten. Daardoor kan het volledige procure-to-payproces digitaal verlopen, van bestelling tot betaling. Voor organisaties met complexe inkoop- of logistieke stromen opent dat de deur naar verdere automatisering en betere voorraadplanning.
4. Digitalisering en verantwoord ondernemen
Tot slot raakt e-facturatie ook aan duurzaam ondernemen. Door het volledig digitale karakter verdwijnen papierstromen, fysieke verzending en archivering. Dat vermindert niet alleen kosten, maar ook de ecologische voetafdruk. Bijna driekwart van de kleine en middelgrote bedrijven voert vandaag een actief beleid rond verantwoord ondernemen, zo blijkt uit de KMO Barometer. E-facturatie sluit daar naadloos bij aan.
Kortom, voor ICT-managers betekent Peppol dan ook meer dan het afvinken van een wettelijke verplichting. Het is een bouwsteen voor verdere digitalisering, betere datakwaliteit en toekomstbestendige bedrijfsprocessen. Het toont hoe regelgeving en innovatie elkaar kunnen versterken.
Volgens Tom Van Gaever van Billit kijken Amerikaanse bedrijven met grote ogen naar de maturiteit van het Europese en -vooral – Belgische e-facturatielandschap, al geven ze er vaak de voorkeur aan om samen te werken met een lokale entiteit, vertelde hij onlangs aan het Nieuwsblad. Daarom werd de dochterfirma Billit Inc opgericht. “En dus ook een bijhorend kantoor in New York.”